イベントの備品の準備・片付け・収納はどうする？【レンタルとリースの違い】
イベントの備品管理は悩みが尽きないもの。「レンタルとリースどちらがいいのだろう」「片付け、収納はどうしよう」と、悩んでいる企業も多いでしょう。
本記事では、備品は購入・レンタル・リースなどの選び方、備品を準備する方法を解説。
また、会社に収納スペースがない人におすすめの収納サービスも紹介します。優れたコストパフォーマンスで、イベントの準備ができるようになりましょう。
イベントの備品はどう準備する？
イベントの備品を準備する方法には、下記の3つがあります。
【イベントの備品を準備する方法】
- 購入
- レンタル
- リース
よく使う備品なら購入がおすすめ。使用頻度が低いものなら、レンタルした方が、費用も収納スペースも節約できます。
それぞれの方法について、詳しく見ていきましょう。
購入
イベントを頻繁に行う場合は、必要な備品を購入しておくといいでしょう。備品を1度購入してしまえば、イベントをするたびにレンタル料がかかることもありません。
備品を購入する場合は、よく使うものだけを購入するといいでしょう。イベントで毎回使うようなものは購入、ときどきしか使わないものはレンタルにすれば、コストに無駄がありません。
レンタル
イベントを行う頻度が少ない場合は、レンタルがおすすめです。イベント自体は頻繁にやっている場合でも、使う機会の少ない備品があれば、レンタルで済ませるのも手です。
レンタルは購入と比べて費用が安く、備品の保管場所や手入れもいりません。備品の使用頻度や、購入した場合と比べたコストパフォーマンスを考えて、購入かレンタルを決めましょう。
リース
数年単位の長期間にわたり、使用するであろう備品なら、リースするのもいいでしょう。
一般的に、リースはレンタルと比べて契約期間が長い代わりに、月額で考えた場合の料金は割安です。
ただし、リースは原則として途中解約不可なので、よく考えてから契約するようにしましょう。
イベントの備品で必要なものは？
どんなイベントでも、大抵は下記のような備品が必要になります。
【イベントの備品で必要なもの】
- のぼり
- ポスター
- ノベルティ
- パーテーション
- オフィス用品
- 映像や音響機材
それぞれどんなものが必要なのか、どう準備すればいいのかを、1つずつお伝えします。
のぼり
のぼりは内容にもよりますが、購入が基本となります。
社名や、自社ならではの内容を入れたい場合は購入。一般的な文言が書かれていればよいという場合は、レンタルも視野に入ります。
ポスター
ポスターは、自社でデザインする方法と、デザイナーに依頼する方法があります。
自社がデザイン関係の会社である場合や、デザインセンスの優れた従業員がいる場合は、自社でデザインをしてもいいでしょう。しかし、基本的にはデザイナーや業者に依頼した方がきれいに仕上がります。
自社で作る場合でも、最低限の印刷費用はかかります。
ノベルティ
ノベルティは、自社のロゴが入ったペンやノートなどが一般的です。
しかし、イベントや自社の業界・業種を考えて、ノベルティを工夫することもできます。
例えば、警備や防災グッズにかかわる会社なら、懐中電灯や防災リュックをノベルティにするのもいいでしょう。IT系のイベントなら、モバイルバッテリーやステッカーなども、喜ばれるでしょう。
パーテーション
ブースごとを仕切るパーテーションは、イベント会場側で用意してくれる場合がほとんどでしょう。
しかし、ブースごとを仕切るものとは別に、自社ブース内を間仕切りするためのパーテーションを用意する会社もあります。
ブース内に複数のコーナーを設ける場合や、1対1の面談をしたい場合には、小さめのパーテーションがあると便利です。
オフィス用品
筆記用具や受付用の看板、ホワイトボードなどのオフィス用品も、忘れないようにしましょう。
あると便利なオフィス用品として、記名受けを用意しておくのがおすすめです。
自社ブースが予想以上に盛況になり、話を聞きたいという人がいるのに、自社のスタッフが足りないという場合も想定できます。記名受けを用意しておけば、「話を聞きたいのに、聞けなかった人」が名刺を入れてくれるかもしれません。
機会損失をなくすためにも、記名受けもなるべく用意しておきましょう。
映像や音響機材
ブース内でプレゼンテーションをしたり、資料映像を流したりする場合は、映像・音響機材も忘れないようにしましょう。
PC・プロジェクター・スクリーン・スピーカー、さらにはコードまで。
映像・音響機材は、大きなものから細かなものまでさまざまです。コードを1本忘れただけで、映像が流せなくなってしまうということもあります。
忘れ物がないか、また、接続する機器に対応しているものなのか特に気を付けてチェックしてください。
イベントの備品の片付け・収納はどうする？
イベントの備品の片付けや収納は、どうすればいいのでしょうか。
イベントが多い場合と少ない場合に分けて、おすすめの片付け・収納方法を紹介します。
イベントが多い場合
イベントの種類が多く、頻繁に行う場合は、購入している備品も多いでしょう。片付けや収納に時間と人手がかかって、イベントのたびに大変な思いをしている人も多いはず。
イベントが多い場合は、イベントごとに備品を分けて収納するのがおすすめです。イベントごとに専用の収納箱と収納場所を確保しておけば、持ち出しや片付けにかかる手間も少なくなります。
自社で収納スペースを確保できない場合は、トランクルームを利用するのもいいでしょう。
イベントが少ない場合
イベントが少ない場合は、備品をなるべくレンタルで済ませるのがおすすめです。
レンタルした備品は、イベント終了後に業者に返却することになります。購入やリースの場合は、自社で保管しなければなりません。
「イベントは少ないのに、備品置き場のせいでオフィスが圧迫されている」となっては、スペースがもったいないです。
会社に収納スペースがないならカラエトに収納！
イベントの備品は、使う頻度やイベントを行う頻度に合わせて、購入とレンタル・リースを使い分けるのがおすすめです。
購入した備品は、使えば使うほど、1度の使用あたりのコストがどんどん下がっていきます。「よく使うけど、買うと高い」というものなら、リースを利用するのもいいでしょう。
反対に、あまり使わない備品はレンタルで済ませるのがおすすめです。使うときだけレンタル料を支払い、使い終わったら業者に返却すればいいので、コストも収納場所も節約できます。
会社に購入やリースの備品を収納しておくスペースがないという場合には、トランクルームはもちろん、少量の場合は宅配型収納サービス「カラエト」もおすすめです。
カラエトは、ダンボールに詰めるだけで備品を簡単に預けられるサービス。預けた備品を、イベント会場まで直接送ってもらうことも可能です。
カラエトには、160サイズの段ボール1箱月額500円から預け入れ可能。ダンボール箱がない場合でも、無料の収納ボックスを利用できます。
収納した備品は写真撮影し、アルバム状態で管理できるため、何を片付けてあるのかは一目瞭然。預けた備品は、1箱単位で取り出し可能です。取り出す際には、イベント会場に直接送付することもできるので便利です。
イベントを行う頻度や、備品の量を見ながら、自社に最適な収納サービスを選びましょう。
