これで整理整頓はばっちり！名刺にぴったりの収納方法とは

宅配型収納サービス『CARAETO（カラエト）』が整理整頓術やお片付け術、収納術をお届けする本コラム。今回も耳寄りな情報をお届けします！

ビジネスマンの必需品である名刺。営業のお仕事をしている方なんかだと、気づいたら膨大な数の名刺が溜まっているのではないでしょうか？いただいた名刺は一旦名刺入れにしまうことが多いと思いますが、溜まったままにしておくと見た目も悪く、失礼になってしまうことも。とはいえ家で保管するといっても、たくさんの名刺を管理するのはなかなか大変ですよね。

そこで今回は、名刺のおすすめ収納方法や、使い勝手の良い収納アイテムをご紹介していきたいと思います。現役のビジネスマンはもちろん、来年就職を控えている方も必見です！

名刺の収納に悩む理由

探せば専用の名刺フォルダーなどはすぐに見つかりますが、それでも名刺の収納方法に困っている方は多いものです。では、先輩ビジネスマンたちはどのような点に悩んでいるのでしょうか？

目当ての名刺を探しやすくしたい

いただいた名刺はその人の人脈に直結します。今はそうでもなくても、いつか大きなビジネスチャンスにつながる可能性があるのです。そのため名刺はもらって終わりではなく、目当てのものをすぐに取り出せるようにするのが肝心。しかし、一般的なファイル形式の名刺フォルダーでは、目当ての名刺を探すのにも一苦労します。

長年ビジネスマンをしている方程多くの名刺を持っているので、年齢を重ねるごとに名刺の管理は煩雑になっていきます。

いちいちしまうのが面倒くさい

マメな方にとってはなんら苦にならないのだと思いますが、いただいた名刺を逐一フォルダーにしまうのはなかなか面倒です。しかも会社や家に帰ってからだとつい気がゆるんでしまうので、気づいたら名刺入れに名刺が溜まり放題なんてことも少なくありません。

おそらく財布にレシートを溜めこんでしまう人はこのタイプ。名刺がごちゃごちゃにならないよう、収納が苦にならないシステムづくりをしてしまうのがおすすめ。詳しくは後述するので、ぜひ参考にしてみてください。

後から整理するのが大変

いただいた名刺をすべてしまっていると膨大な量になってしまうので、どこかのタイミングで整理する必要があります。しかし、必要・不要以外にも、業種ごとや五十音順など、後から探しやすいように工夫していくと結構な時間をくってしまいます。

先ほども申し上げた通り、そういうことが苦にならない人なら良いのですが、単純作業が苦手な方も多いものです。

名刺収納のポイントとは

続いてはビジネスマンたちが実践している名刺収納のコツをご紹介していきたいと思います。

自分の業種に合わせて最大収納枚数をチェック

基本的に名刺管理には専用フォルダーやケースを用意するのがおすすめ。別のケースを名刺収納に使っている方もいますが、やっぱりサイズ感が合ったほうがなにかと便利です。

様々なタイプの名刺フォルダーが市販されていますが、まずチェックしたいのが最大収納枚数です。ひとくちに名刺フォルダーといっても、50枚程度のスリムタイプから500枚以上保管できる大容量タイプまで、最大収納枚数にはかなり開きがあります。

たとえば営業職の方などは名刺をいただく機会も多いと思うので、スリムタイプよりも大容量タイプがおすすめ。自分の業種や名刺をいただくペースに合わせて、最適な収納アイテムを選びましょう。

収納するタイミングを決める

名刺をごちゃつかせないためには、あらかじめ収納するタイミングを決めてしまうのがベスト！「暇な時に整理しよう」といった気持ちでいると、いつの間にか溜まっていって余計着手するのが面倒に感じてしまいます。

部屋の掃除と同じで、整理するタイミングを決めてその通りに行動するのが、習慣づけのコツです。

収納順のルールをつくる

いただいた順にしまうよりも、五十音順や業種別などに収納した方が後で見返す時に便利です。インデックスを作成したり、使いやすいようにカスタマイズしましょう！

名刺の重要度が高ければデジタル管理もあり

営業職や自営業などで、名刺をもらう頻度が高く、かつ人脈の重要度が高い職種ならばデジタル管理もありです。

デジタル名刺フォルダーは、いただいた名刺をスキャンしてデルタルデータとして保存しておくというもの。名刺フォルダーよりもお値段はしてしまいますが、コストをかけるだけのメリットが見込めるなら検討するのもありです！

名刺収納にぴったりのおすすめアイテム

つづいては名刺収納に使えるおすすめアイテムをご紹介します！どれもネット通販で購入できるものばかりなので、気になる商品があればぜひ注文してみてください。

「レイメイ藤井 名刺ファイル」

スリムタイプながら120枚と容量も十分な名刺ファイル。持ち運びにも便利なサイズ感で、いただいた名刺をすぐに収納することができます。上質な質感のカバーで、ビジネスシーンで取り出しても違和感がありません。

「KOKUYO 名刺ホルダー」

300枚収納の大容量タイプ！名刺はほとんど会社や自宅に持ち帰るという方におすすめです。上から名刺を差し込むので、開いた時に名刺がずれにくいというメリットがあります。

見出しカードが付属しているので、名刺をカテゴリー別分けることも可能。後から名刺を探す時も、ストレスなく使用できます。

「ナカバヤシ 名刺入れ」

6色の仕切りがインデックスの役割を果たしてくれる便利な名刺ケース。やわらかな色遣いは女性からも人気があります。名刺を6種類に分類できるので、様々な業種と関わりのある方にもおすすめです。

こちらはインデックスごと取り外せるつくりになっているので、名刺を整理したり、後から探す時にもとても便利です。

「セキセイ ネームカードボックス」

名刺を五十音管理するつもりの方には特におすすめの商品です！五十音インデックスが元から付属されており、わざわざこちらで用意する必要なし。最大収納枚数は700枚ですが、可動式の仕切りがついているので、名刺が少なくても倒れてしまう心配がありません。

「キングジム デジタル名刺フォルダー ピットレック」

デジタル派におすすめなのがキングジムのピットレック。ワンタッチで名刺をスキャン。タッチパネル搭載で、より直観的な操作が可能となっています。「デジタル名刺フォルダーは使い方が難しそう」というイメージを払拭してくれる商品です。

名刺の収納実例を紹介

最後に、名刺の収納実例をいくつかご紹介します。

専用ファイルじゃなくても保管できる！

名刺の管理は、名刺専用ではなくもOKです。たとえば個別フォルダーにインデックスをつけて名刺管理をすることができます。今あるファイルを有効活用したいという方におすすめです。
参考：https://www.instagram.com/p/BwJa5ZZH2yZ/

手作り名刺ホルダーでモチベーションUP！

名刺の整理整頓のやる気がなかなかでない……という方は、名刺ホルダーを自分で作ってみるのはいかがでしょうか。お気に入りのホルダーを使うことで、名刺管理のモチベーションをあげることができるかもしれませんよ！

容量を調節しやすいのも手作りのメリットですね。ハンドメイド好きな女性はぜひ挑戦してみてください！
参考：https://www.instagram.com/p/BuDdTSqgYgx/

スマホでコンパクトに管理！

スマートフォンのカメラで読み取れる名刺管理アプリを使用する手もあります。最近こういった管理をしている方も増えているのではないでしょうか。専用のスキャナを購入しなくても良く、より手軽にデジタル管理にトライできますよ！

まとめ

名刺管理はなにかと億劫なものですが、一度収納ケースにしまう習慣を身に着けてしまえば、それほど大変な作業でもありません。大切なのはとにかく溜め込まないこと。後から探しやすいように、インデックスなどを用いてカテゴライズしてあげることです。

これからビジネスマンになるという方も、ぜひ名刺入れと一緒に名刺フォルダーを用意し、ビジネスチャンスを逃さないようにしましょう！