早速マネしたい！仕事で困るファイルと書類の整理整頓術
職場やご自宅で書類の管理にお困りの方はいませんか？気づくと増えている書類やファイルはつい乱雑に扱ってしまいがちですが、いざ目を通したい時に「必要な書類が見つからない！」なんてことにもなりかねません。仕事関連の書類はもちろんのこと、自治体からのお知らせや公共料金の支払い用紙、家電の説明書や後で見返したい雑誌の切り抜きなどなど……増える一方の書類をすっきり整理するためにはどうすれば良いのでしょうか？
今回は書類やファイルを整理整頓しておくメリットやコツ、ぜひ試してほしい整理整頓術をご紹介していきます。
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職場の書類整理やファイルを整理整頓しておくメリット
しかし、書類やファイルをきちんと整理整頓してくことは、仕事や家事をスムーズに進める上で非常に大切なことなのです。そこでまずは、書類やファイルを整理整頓するメリットをお伝えしていきます。
目当ての書類が一発で見つかる
提出が必要だった書類を思い出したのは良いものの、どこにしまったか分からなってしまったことはありませんか？探しているうちに期限を過ぎてしまったり、書類に折り目がついてしまったりすると、職場での評価もダダ下がりです。また、書類を探すことに時間をかけていると、その他の仕事がどんどん遅れてしまいます。また家庭においても、暮らしの中で何かと書類を提出したり、見返したりする機会はあるものです。そういう時に部屋中ひっくり返して書類を探すと、部屋が散乱して掃除の手間が増えてしまいます。
整理整頓が行き届いていれば、必要な書類を必要な時にパッと取り出すことができます。はじめは整理する手間を面倒くさく感じるかも知れませんが、その手間をかけておくことで、結果的に仕事や家事がスムーズに進むようになるのです。
大切な書類を紛失してしまう心配なし
最終的に必要な書類が見つかれば良いのですが、整理整頓が行き届いていないと大切な書類を紛失してしまうこともあります。1番多いのが、不必要な書類やファイルに紛れて捨てられてしまうケースです。書類の管理が杜撰だと、必要なものとそうでないものの区別がつきにくく、本当に大事な書類をなくすことにも繋がりかねません。普段からきちんと整理整頓しておけば、そんな心配もなくなります。今までが大丈夫でも今後ないとは言い切れないので、大切な書類はきちんと管理しておきましょう！
すっきりとしたデスクで印象アップ
書類やファイルがデスク上に散乱していたり、どこに何があるか分からないような状態だと「だらしなさそう」というイメージになりませんか？片づけができない人に大事な書類やタスクを預けるのはなんとなく不安になるものです。逆にデスクまわりがすっきりしていると、周囲に「きちんとしていそう」「仕事ができそう」といった好印象を与えることができます！仕事の書類やファイルの整理整頓のコツ
つづいては、書類やファイルを整理整頓する際のコツを紹介したいと思います。簡単なところから解説していくので、今まで1度も整理できたことがないという方のデスクも、すっきり綺麗な状態に生まれ変わるはず！まずはハードルの低いところからはじめてみましょう。
まずは書類整理し、保管する場所をつくる！
これまで整理整頓をしてこなかった方にとって大変なのは、「整理整頓をすること」より「整理整頓の習慣を身に着けること」です。1度「デスクを整理しよう！」と思い立てば、たいていの人はある程度片づけることができますが、習慣がないとあっという間に元の状態に戻ってしまいます。お部屋の掃除も同じですよね。思い立って掃除したは良いものの、日常生活を送っているうちにどんどん散らかって行ってしまうという方は、そもそも整理整頓の習慣がなく、物の置き場所を設定していないことが多いのです。
そこでまず大切なのは、書類やファイルを保管する場所を決めてしまうこと！最初は「書類は全部このケースにしまう」というざっくりした管理でもかまいません。とにかく仕分けは後回しにして、書類やファイルの居場所をつくってあげましょう。
仕分けする時間を設定
ひとまず置き場所が決まったら、溜まった書類を整理するタイミングをあらかじめ設定しておきます。書類が溜まりすぎると見た目のボリューム感にやる気がそがれてしまうので、できるだけ小まめに仕分けするのがおすすめです。また、仕分けの習慣がつきやすいように、ある程度行動が自由になる時間帯を設定するのもコツです。たとえば業務の真っただ中に仕分けをしようと思っても、急なタスクが入ったりと不測の事態が生じるとタイミングを逃してしまいます。おすすめは時間に融通が利きやすい始業前や昼休み、始業後などです。毎日の習慣にできるのがベストですが、少なくとも3日に1回は仕分けするようにするとデスクがすっきりしますよ。
100円ショップで売っているようなファイルでまったく問題ないので、仕分け用のファイルを揃えておきましょう。
慣れてきたら仕分け用ボックスを設置
「書類を溜める→仕分け」の流れになれてきたら、仕分け用ボックスを設置してみましょう。まず書類用ボックスを項目別にいくつか用意し、ゴミを分別するように書類を仕分けながら放り込んでいきます。あまり細かく分類すると面倒くささが勝ってしまうので、たとえば「提出が必要なもの」「資料」「その他」といったように項目をざっくりさせるのがおすすめです。書類やファイルの整理整頓術を一挙紹介！
最後に、整理整頓が得意な人たちの整理整頓術をご紹介します。出てくるアイテムは文具売り場や通販で購入できるものばかりなので、ぜひ取り入れてみましょう！
ドキュメントスタンドが1つあれば書類整理も楽々！
ドキュメントスタンドとは書類整理用に仕切りのついたボックスで、先ほどご説明した仕分け用ボックスを1つにまとめたようなつくりをしています。ひとまずこれを1つ設置してしまえば、後は受け取った書類を項目別にポイポイ放り込んでいくだけで整理整頓の完了です。ある程度大きさのある商品が多いので、ワゴンの1番大きな段に入れるのがおすすめ。取扱説明書や資料の整理にリングファイルが便利
増え続ける取扱説明書や資料の整理に、リングファイルがとても便利です。穴を開ける必要がありますが、ホールドされるため大量の書類もしっかり管理できます。インデックスフォルダーで大量の書類を仕分け
インデックスフォルダーには項目を書き込むスペースが設けられていて、クリアファイルより容量があるため大量の書類を仕分けしたい時に役立ちます。仕事関係の書類だけでなく、レシートや領収書、クーポン券を放り込んでおくのにも便利です。まとめ
いかがでしょうか？ 書類やファイルを整理整頓するためには、とにかく溜めこみすぎないことが重要です。そのためには書類の置き場所を決め、仕分けの仕組み作りをしておくことが大切。すっきりとしたデスクは周りの印象をアップさせるだけでなく、業務をスムーズに行う上でも役立ちます。また、家庭においても行政や学校に提出する書類、公共料金の払込書などをしっかり管理しておけば、期日ギリギリに慌てる必要もなくなります。
書類やファイルが整理整頓されていると、頭の中もすっきりするものです。ぜひ今回紹介した整頓術を身に着け、快適な環境で仕事に取り組みましょう！
