オフィス備品の収納、整理方法とは？らくらく管理の整理術教えます！
オフィスの備品が整理されていないと、探し物をする時間が多くなり、作業効率がどうしても悪くなってしまいます。
そこで今回はオフィスの備品をすっきり保管する上手な保管方法について紹介したいと思います。オフィスの備品収納に困っている方はぜひ参考にしてみてくださいね。
オフィスの備品にはどんなものがある？
はじめにオフィス備品にはどんなものがあるのか紹介したいと思います。
- 筆記用具 筆記用具は業務に欠かせないアイテムです。具体的にはボールペン、サインペン、マジックインキ、シャープペンシル、替え芯、鉛筆、蛍光ペン、筆記具などがありますね。筆記具はどうしてもバラバラに保管してしまうことが多いため、スッキリと保管するように意識しましょう。
- 事務用品 事務用品には、ハサミ、カッター、修正テープ、修正ペン、定規、セロハンテープ、のりなどがあります。事務処理には欠かせないアイテムなので、何がどこにあるのかすぐにわかるように収納するのが望ましいです。
- ファイル関係 ファイルやクリアホルダー、名刺ファイル、デスクイントレーなどがこのジャンルに分類されます。ファイルを効率よく探し出すことで仕事の効率を高めることができるので、種類ごとにまとめて保管しましょう。
- メモ用品 大切なことをすぐにメモできるよう、付箋やメモ帳などのメモ用品は欠かせません。
- カタログ パンフレットなど、会社にはたくさんのカタログがあると思います。カタログはついつい増えがちなアイテムなので、定期的に整理することをおすすめします。
- コピー用紙などの消耗品 オフィスには欠かせないコピー用紙。まとめて購入すれば安くすみますが、保管場所がないなんてこと……。
参考記事：法人こそトランクルームを活用をして快適なオフィス環境をつくろう
オフィスの備品をすっきり整理する手順とコツ
ここからはオフィスの備品をすっきり収納する手順について解説していきます。どんなにぐちゃぐちゃでもこの手順に沿って整理することで、すっきりと収納することができるので、ぜひ実践してみてくださいね。
1.必要か不必要かの判断を行う
オフィスの備品をすっきりさせるためにまず行わなければいけないのは、現状を把握することです。何がどこに入っていて、何が問題なのか把握することが問題解決のファーストステップとなります。また必要なもの、不要なものをはっきり分けることも行います。カタログなら、同じものが複数あるものは破棄する、ペンであれば使えなくなっているものは破棄するなど、必要ないものは処分するようにしましょう。必要なものだけを収納するためにも、ここで行う作業はとても大切な作業になります。
2.グループ分けを行う
オフィスの備品を収納する場合、最も大切なのは必要なアイテムを過ぎに取り出せるようにすることです。そのためにはグループ分けが重要なポイントになってきます。グループ分けとは決して難しいことではなく、同じアイテムを同じ場所に収納するだけです。テープやグリップ、ペンなどの細かいアイテムはバラバラに保管してしまうとごちゃついてしまいますが、まとめて保管するだけでスッキリと保管できるようになります。
また、使用頻度でグループ分けする方法もおすすめです。使用頻度が高いアイテムは、取り出しやすいよう前目に保管する、逆に使用頻度が低いアイテムは取り出す機会がないため奥の方に保管します。そうすることで、取り出しやすいアイテムを探しやすく、スッキリ収納できるようになります。
カタログは定位置を決め、似たジャンルごとにまとめて収納することで、探しやすくなります。
3.ラベリングを行う
ラベリングは、何がどこにあるのか一目でわかるようにするために行います。テプラやマスキングテープを活用してラベリングを行い、誰がみても場所やスットクの量がわかる状態にします。備品を探すための時間はとても無駄な時間だと言えます。作業効率を高めるためにも、オフィス備品はしっかりと収納することが大切です。もしオフィス備品が整理されていないのならば、上記の手順で整理するようにしてみましょう。
会社備品の保管にトランクルームがおすすめな理由
オフィス備品の保管には、トランクルームをおすすめします。トランクルームは個人や法人が利用できるスペースを提供しているサービスです。どうして備品の保管にトランクルームをおすすめするのかというと、トランクルームには以下のような特徴があるからです。
たくさんの収納スペースを確保できる
オフィス備品はついつい多くなってしまいます。最初はオフィスの中に保管することができていても、次第にオフィスには保管できなくなるケースも多くあります。オフィスを増築することができれば問題ありませんが、それには莫大なコストがかかってしまいますね。トランクルームは低予算でオフィスの収納スペースを拡大できるサービスです。備品の量に合わせてトランクルームの大きさを変えることができるため、無駄なく備品を保管しておくことができます。
空調設備が完備されている
備品の中には、カタログや書類など保管方法を選ぶものがあります。大切な資料などを保管する場合には、適切な場所で保管する必要があります。トランクルームは空調設備が完備されているサービスも多くあるため、それを選ぶことで適切な環境で資料などの書類を保管することができます。低コストで利用できる
会社を運営する上でコストを下げるのはとても大切なことです。トランクルームには月額数百円から利用できるものもあり、コストをかけることなく備品を保管しておくことができます。上記3つの理由から、オフィス備品の保管にはトランクルームをおすすめします。
備品の管理保管に最適なトランクルームとは？
株式会社トランクが運営している宅配収納サービスの「CARAETO」は、オフィス備品の保管に最適なトランクルームだと言えます。CARAETOがどのようなサービスかわかるよう、4つの特徴を紹介します。
月額500円から利用できる
CARAETOは月額500円から利用できるリーズナブルなトランクルームサービスです。一般的にトランクルームの利用料金は月額3,000円から8,000円程度だと言われている中で、これだけ安く利用できるというのは非常に魅力的です。保管環境が優れている
どんなに安くても保管環境が悪ければ意味がありません。CARAETOへ預けた荷物は、エアコン完備の保管倉庫で、最新のセキュリティシステムの元安全に荷物を保管することができます。備品の量に合わせた収納スペースを確保できる
CARAETOはダンボール1箱ずつ荷物を預けることができるサービスです。そのため、無駄なスペースを作ることなく必要な分の保管場所を確保することができるのです。備品が増えてしまえばダンボールを増やし、少なくなれば減らすだけです。収納スペースが減ればその分利用料金も安くなります。面倒な契約は一切なし
一般的なトランクルームであれば、トランクルームの下見や契約書類の提出など、契約するための面倒な作業が伴います。CARAETOはインターネットから申し込みを行うだけで契約することができるため、面倒な契約は一切ありません。ビジネスには時間がとても大切なので、時間を節約できるという面でもお勧めできるトランクルームだと言えます。上記4つの理由より、数あるトランクルームの中でも宅配収納サービスのCARAETOをおすすめしたいと思います。
まとめ
いかがでしょうか？ オフィス備品をしっかりと収納することで、仕事の効率アップにもつながります。しかしいくら気をつけていても、ものが増えすぎてしまうと収納できなくなってしまいます。そんな時に利用して欲しいのがトランクルームです。トランクルームならリーズナブルな価格でしっかりと溢れたアイテムを収納することができるので、オフィス備品の収納に困っている方はぜひ検討してみてくださいね。
