法人企業こそ便利なトランクルーム。オフィス別利用シーンとは
2016年1月に改正された「電子帳簿保存法」によるペーパーレス化の推進など、オフィスの省スペース化が進む昨今、それでもなお、書類や備品類たちが大きなスペースをとっているというオフィスも多いのではないでしょうか。
メディアでも紹介される整理収納アドバイザーという収納のプロフェッショナルにより、きれいなオフィス環境を取り戻す企画を目にする一方で、断捨離のできない書類も多いのが法人企業です。
そんなときにオススメしたいのが、法人向けトランクルームです。法人向けトランクルームをうまく活用することで、作業の効率化やオフィスの整理整頓など、快適な職場環境を作り出すことができます。 それでは、法人向けトランクルームについて具体的に見ていきましょう。
参考記事：オフィス家具や備品は、トランクルームを利用し保管するのが便利
法人がトランクルームを必要とする理由
従業員ひとりあたりに必要なオフィスの面積として、厚生労働省が定める労働安全衛生法 事務所衛生基準規則 第二章 第二条では
『事業者は、労働者を常時就業させる室（以下「室」という。）の気積を、設備の占める容積及び 床面から四メートルをこえる高さにある空間を除き、労働者一人について、10立方メートル以上としなければならない。』
としています。10立方メートルは、坪数にして約3坪です。
都会を中心にオフィスが密集している法人でこの基準を満たすには、オフィス内にある備品や書類を整理整頓していく必要があります。しかし、日々蓄積されていく膨大な書類を、業務の合間を縫って適材適所に収納・保管するというのはなかなか難しいのではないでしょうか。
そこで活用したいのがトランクルームです。今、社内に保管しておく必要性のない書類や備品を、その量や使用用途によって適切なトランクルームに保管すれば、単なる保管スペースだった空間を有効活用できます。
さらにセキュリティ、保管環境、物品の管理システムなどを吟味して選んで、今まで企業が担っていた「備品や書類の保管」という業務を社外のサービスに外注するという発想が、業務の効率化を後押ししてくれることでしょう。
法人向けトランクルームの利用シーンについて
では実際、企業がトランクルームを利用するシーンはどういった場面となるのでしょうか。具体的にみていきましょう。
事務書類、重要書類などの文書管理
どの企業も必ず行わなければならないのが、書類管理ではないでしょうか。普段使用する社内資料から、保存期間が定められている重要書類などその種類は多岐にわたり種類も膨大ですが、どんな法人であっても必ずついて回るのが文書管理になります。
特に、書類によっては保存期間が3年のものから、30年といった長期間に定められているものもあり、確実に保管スペースを確保していかなければなりません。
このことからもわかるように、膨大な書類は確実にオフィスの保管スペースを占有してしまいますが、必要な時に迅速に手元に取り寄せられるような管理が求められます。
そのような書類管理こそ、トランクルームを活用しオフィス内のスペースの有効化を図るべきなのです。
販促物、営業ツールの保管
ポップやタペストリー、チラシやリーフレットといった販促物や、会社・サービスの営業ツールも保管場所に困るものの1つです。
しかし、保管しておけば、また使うチャンスが来た時にも必要な量だけ増版すれば済み、コストダウンにつながります。もちろん、必要なときに取り出し可能です。
宅配型のトランクルームに保管しておくと、使用したい場所が支点や支社であっても、その場所に直接届けることもでき、大変便利となるでしょう。
在庫の保管
在庫を抱える企業にとって、在庫保管場所の確保は非常に重要となります。特に、商品である在庫は適切な保管状況で管理しなければなりません。
汚れがついたり湿気で商品が変質したりすることがないよう、空調設備などが整った清潔な環境で、商品を盗難などから守るセキュリティ対策も万全なトランクルームを選びましょう。
オフィス家具、備品
オフィス内にはさまざまな家具や備品で溢れています。急な入退社があった場合や、使わなくなってしまった備品など、保管場所に困るものも多いでしょう。
特に机や椅子といった大きいサイズのオフィス家具は、保管場所の確保も大変です。そんなときに便利なのがトランクルームです。トランクルームに預けてオフィスをすっきりさせることで、環境整備を行うことができます。
大型の備品であっても、錆びたり劣化したりというトラブルを防ぐため、屋内型のトランクルームに預けることをおすすめします。
海外転勤時などの家財保管
海外展開などをしている企業では、社員の海外転勤時の家財保管を行うことがあります。社員の大事な家財を預かる責任は大きく、その数が多いほど負担も大きくなります。
家財となると大きなものからこまごまとしたものまであります。大型の家具や電化製品などは大型のトランクルームに、衣類や小さめの家電など空調管理や清潔な保管環境を要するものは屋内型や宅配型を利用するなど、使い分けることで適切な管理ができます。
以上のような数々のシーンで活躍するのがトランクルームです。家財のサイズや量に合わせたトランクルームを選ぶことで最低限の料金で済み、オフィス内に無駄なスペースを確保しておく必要もありません。
また、セキュリティ面でも安全なトランクルームを選ぶことで、管理コストも大幅に削減できるでしょう。
法人向けトランクルームの選び方
個人での利用する際のトランクルーム違い、法人向けで利用の場合は、特に注意しなければならない項目がいくつかあります。そのポイントをまとめると主に以下の5つになります。
- 預けたい荷物に適切な大きさの倉庫であること
- 保管環境が適切であること
- 荷物の出し入れに便利な立地であること
- 預けた荷物に管理（把握）は容易にできるか
- セキュリティが万全な体制であること
預けたい荷物に適切な大きさの倉庫であること
収納・保管する荷物量を把握した上でトランクルーム会社に見積もり依頼を出してみましょう。会社によって、集荷サービスは平日のみという可能性もあるため、土日・祝日に依頼する場合には翌営業日での対応となることもあります。
段ボール数箱の荷物を大型の屋外トランクルームに預けると、余計な経費が掛かります。荷物の量や大きさを見極めて、大きさに見合ったサービスを選んでください。
保管環境が適切であること
収納・保管する環境によっては空調完備されていない倉庫などで書類を保管すると、カビの発生も懸念されるため、室内環境について明記されている業者を選ぶことが大切です。
荷物の出し入れに便利な立地であること
荷物を保管する倉庫の立地や場所も重要になります。会社や事務所から遠く、荷物の出し入れに不便な場所でないかよく確認が必要です。
預けた荷物に管理（把握）は容易にできるか
預けた荷物や書類の中身をしっかり管理をしてくれるトランクルームを選ぶことをおすすめします。預けた荷物の管理をしっかりしておくことは、必要になった場合にすぐに取り出すために不可欠ですが自分たちで管理するのは大変手間がかかります。
つまり、預けたものを管理してくれ、その手間を肩代わりしてくれるトランクルームを選ぶことが賢い選び方となるでしょう。
セキュリティが万全な体制であること
セキュリティ管理は言うまでもないでしょう。ただし、屋外型のトランクルームでは、部外者の立ち入りが容易で、セキュリティは簡易的な鍵が1つだけというトランクルームも存在します。
セキュリティについてはホームページなどでしっかり確認するか、記載がない場合は現地まで出向く、電話で確認するなどして、しっかり確認することが必要です。
法人向けトランクルームを選ぶ際の注意点
法人向けでトランクルームを契約する際には、契約面積の上限やセキュリティ面・その他必要とする付帯サービスの充実度によって判断します。
法人向けトランクルームを取り扱う業者の多くは、24時間体制での有人監視や複数個の監視カメラの設置、空調設備の完備など、重要書類を保管するのに適した環境を提供しています。
したがって、多くの法人向けのトランクルームのなかで差別化を図り、選定するポイント注意点として、
- 全国の指定エリアへの集荷の有無
- 保管荷物の写真撮影とWEB上での確認サービスの有無
- 保管倉庫の規模と保管年数の上限の確認
上記のような項目をチェックし、すべての条件がそろったトランクルームを選ぶことが大切です。次から各注意点を細かく解説していきます。
注意点(1) エリアを限定されていないか
例えば、集荷サービスは行っているものの、トランクルーム会社の倉庫または支店が配置してある周辺エリアのみなど、エリアを限定している業者もあります。
支店間での書類や備品の一時預かり場所としてトランクルームの利用を考えている場合、自社の支店の配置状況によっては利用不可できない可能性もあります。
また、集荷・配送では指定するエリアや荷物の個数・大きさによって運賃に差が出てくる場合もあります。その点についても、見積もり時点で業者に確認をとりましょう。
注意点(2) セキュリティの強固さ
保管期間の経過した未チェックの書類や、減価償却の耐用年数を経過した現在使用していない備品類など、収納・保管に困る物品類であっても企業にとっての資産であることに違いはありません。
こうした法人企業の自社施設内で保管しきれない物品を守るのが、トランクルーム会社の使命であると言えるでしょう。最高レベルのセキュリティ環境のもとで荷物を厳重に管理しているトランクルームを選びましょう。
注意点(3) 預けたい荷物に合った規模のトランクルームか
書類の段ボール数個のために大型トランクルームを借りると活用していない空間の分だけ無駄な経費が掛かります。どんな荷物を預けるのかによって、コストを最小限に抑えられるようなトランクルームを選ぶ必要があります。
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段ボールに入る書類や販促物などの細かい物なら、宅配型トランクルーム「CARAETO（カラエト）」が最適です。CARAETOが法人向けトランクルームにぴったりの理由はたくさんあります。
- 強固なセキュリティ
- 空調管理の整った清潔な環境
- 配送エリアに左右されない宅配型
- 書類や荷物の管理が楽にできる
特に注目したいのは「CARAETO」の強固なセキュリティ面です。有人管理、機械管理、電子セキュリティ、各種監視カメラ、モーションセンサー、外周セキュリティ等複数のシステムで管理されています。
また、書類等を種類別に区分けすることで、1種類1アイテムとして分類し、写真に残しておくことができるため、どんな書類を預けているか、WEB上から一目で確認できるのも大きなメリットです。
宅配型サービスは、事務所や事業所の所在地にも制限がなく、全国どこからでも（沖縄、離島を除く）同じ条件で利用でき、届け先を変更して別の事務所に配送することも可能です。そのような特徴も法人用としておすすめできるポイントです。
まとめ
働き方改革により、オフィスの省スペース化も進んでいく昨今ですが、備品管理・書類管理・在庫管理におけるスペース確保の問題は、法人企業において経費やオフィス環境の改善に直結する重要な問題です。
特に書類などの紙類の保管については、屋内で清潔に保管でき、セキュリティ対策も万全すぎるほどのトランクルーム「CARAETO」のような、法人に適したトランクルームサービスを活用し、事務所やオフィスのスペースを有効活用できるようにしていきましょう。
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